viernes, 13 de septiembre de 2013

"Las notas de prensa no sirven para nada"

Por su interés para muchos de mis alumnos, reproduzco un artículo de Virtudes Sánchez, elaborado en base a una entrevista que me hizo este verano y la opinión de otros profesionales como Enrique Dans y Carlos Sánchez Olea.

Además incluyo una infografía de Hotwire sobre este mismo tema.

El artículo se ha publicado en La Practicopedia de La Información.com el 13/09/2013.

 Cómo escribir una nota de prensa

Si no hay una noticia importante que compartir, la nota acabará en la carpeta de 'spam' del periodista
13/09/2013 por: Virtudes Sánchez

Abusar de las notas de prensa puede provocar un efecto contrario al que deseas. Si quieres llamar la atención de los medios de comunicación, recurre a esta herramienta solo cuando tengas algo importante de lo que informar. En ese caso, presta atención a la redacción. Adapta tu mensaje al medio y no te olvides de mantener una relación personal con los periodistas. En este practicograma te damos algunas claves que deberías tener en cuenta.

  1. La mayoría de las notas de prensa ni se publican ni se atienden.
    "Una nota de prensa no sirve para nada. Un periodista recibe en España una media de 150 notas de prensa diarias. El 80% están mal escritas", afirma Arturo Gómez Quijano, profesor en la facultad de Ciencias de la Información de la Universidad Complutense y de IE Business School. Quijano, socio fundador de zonawebste!, asegura que "la mayoría de las notas que se envían ni se tienen en cuenta ni se llegan a publicar donde interesa a quien las envía".
    Igual de escéptico con este sistema se muestra el profesor Enrique Dans, quien en su artículo titulado 'Y en lugar de las notas de prensa... ¿qué?' explica la necesidad de conocer los intereses de los periodistas antes de enviar un correo electrónico: "Todos somos frikis de algo, solo tienes que encontrar a los que lo son de las cosas que tú cuentas, e intentar hablar con ellos. Educadamente, no asaltando su buzón".
    Si crees que enviar una nota de prensa significa que tu escrito aparecerá reflejado en los medios de comunicación al día siguiente, te equivocas. Antes de ponerte a redactar, plantéate si esta es la mejor forma de alcanzar tus objetivos.
  2. El asunto debe llamar la atención del periodista.
    Uno de los errores más comunes a la hora de escribir una nota de prensa es llamarla precisamente así. Cuando un periodista recibe un correo bajo el asunto 'Nota de prensa' lo más probable es que no lea el contenido y mande el correo directamente a la carpeta de spam. Para evitarlo, busca un título atractivo y personalizado.
    "El asunto debe adaptarse al grupo de interés. Un mismo mensaje puede ser relevante para los consumidores, los inversores, los trabajadores... hay que analizar cómo afecta lo que transmitimos a cada grupo e intentar atraerlos en la nota de prensa", explica Carlos Sánchez Olea, vicepresidente de la Asociación Española de Directivos de Comunicación (Dircom) y presidente de Atenea Comunicación.
    El asunto es fundamental en las notas de prensa. Según el profesor Arturo Gómez Quijano este debe ser "breve, conciso y atractivo". Por otra parte, debe contener "una novedad, una teoría que además se pueda tuitear".
  3. Adapta el formato al tipo de medio al que quieres llegar.
    Utilizar una misma nota de prensa para todos es un error grave. Si quieres influir en los medios de comunicación debes adaptar tus mensajes no solo en cuanto al contenido sino también en la forma.
    Nunca envíes un texto igual a todos los medios y mucho menos si te interesa llegar tanto a periódicos en papel, como diarios digitales, radios y cadenas de televisión.
    "Es imprescindible enviar notas diferentes a los medios audiovisuales", explica Gómez Quijano, quien pone como ejemplo el caso de la organización terrorista ETA. "Ellos siempre mandan vídeos para que aparezcan en la televisión", añade.
    Aunque requiera más trabajo, es clave que incluyas un audio si te diriges a radios o un 'link' si quieres influir en los diarios digitales. Así podrán enlazar a los documentos que les parezcan relevantes para que sus lectores accedan a la información.
  4. Si no hay noticia, no envíes una nota de prensa.
    El abuso que se ha hecho de las notas de prensa ha reducido su efectividad. Todos los expertos consultados coinciden en la necesidad de reducir su uso a los momentos en los que estés en condiciones de dar una noticia. Si no hay algo nuevo que puedas aportar, no molestes.
    "A un periodista no le gusta que le manden cosas intrascendentes", afirma Carlos Sánchez Olea, viceperesidente de Dircom y presidente de Atenea Comunicación. "Si les mandas exclusivas te lo agradecerán, pero si les envías notas sin información, no te harán caso", indica.
    En su blog, el profesor Enrique Dans refleja sin tapujos el pensamiento de los periodistas o editores que reciben notas que no incluyen noticias importantes: "Que un directivo haya sido promocionado o que os hayan dado el premio del certamen de nosequé, aunque en vuestra empresa os parezca la novena maravilla del mundo, no suele interesarnos".
  5. Debe tener un saludo personalizado y un titular atractivo.
    Si no conoces a la persona a la que te diriges o no sabes quien va a leer tu texto comienza la nota de prensa con un saludo neutro pero educado. Evita expresiones del tipo: "Buenos días amigo/a" o "Querido redactor/director del medio informativo". Introducciones como esta pueden arruinar tu trabajo.
    En el caso de que conozcas el nombre de la persona que va a recibir la nota, saluda sin tapujos de forma sencilla y directa. Por ejemplo: "Buenos días señor Pérez". De esta manera puedes llamar la atención del receptor.
    Por su parte, el titular debe incluir información relevante. "El contenido del titular es el 50% del valor de la nota de prensa", explica el profesor Arturo Gómez Quijano. Si trabajas en una organización de consumidores, por ejemplo, incluye un titular preciso e informativo del tipo: "Los hogares gastarán 600€ más al año por la subida del IVA".
    Gómez Quijano destaca la importancia de otros aspectos como el lugar y la fecha, el membrete, el logo y el sello de la empresa que envía la nota de prensa. "Si no tiene todo esto, no pasará el filtro", avisa.
  6. El contenido debe ser breve y directo.
    "El contenido de una nota de prensa debe adelantar un hecho que va a ocurrir y que es relevante para el medio al que se la envías y a su audiencia", destaca el profesor Gómez Quijano. Una vez cumplida esa premisa, revisa que tu texto sea breve, conciso, directo y que el lenguaje sea el propio de los medios de comunicación.
    "La claridad es imprescindible en una nota de prensa", indica el vicepresidente de Dircom, Carlos Sánchez Olea. Puedes ser claro, conciso y directo en tres párrafos. "Como mucho una página de Word", añade Gómez Quijano quien recuerda que, al igual que en los artículos periodísticos, "el primer párrafo de la nota de prensa debe incluir toda la información que se quiere transmitir".
  7. Incluye un teléfono de contacto y ponte a disposición del periodista.
    Por otra parte, al final del texto es recomendable incluir un resumen de la empresa que responsa a las preguntas ¿quiénes somos? y ¿a qué nos dedicamos? Es imprescindible que aparezca el nombre de una persona con la que contactar que esté disponible en cualquier momento. Mejor incluir un teléfono móvil y no un fijo y estar dispuesto a atender todas las llamadas de la prensa con amabilidad y diligencia.
    "Si un periodista te necesita o le interesa tu información, te llamará. Si no te localiza puede llamar a tu competencia", indica el profesor Gómez Quijano. Para evitar que esto ocurra, incluye expresamente una invitación a hablar más.
  8. Envía el mensaje a la persona correcta.
    Para que los medios de comunicación tengan en cuenta una nota de prensa es imprescindible que esta llegue a la persona correcta. Si mandas un texto que habla sobre Salud al redactor jefe del área de Deportes, es probable que ni le haga caso ni la reenvíe a la persona encargada.
    Si además envías notas de prensa de forma indiscriminada a las personas que no tienen nada que ver con el asunto que abordas en tu texto, tus correos electrónicos pueden acabar en la carpeta de 'spam' automáticamente. De esta forma, si un día envías una nota de prensa que sí afecte a la persona que ha recibido las anteriores, quizá no le llegue. Por tanto, ten cuidado y asegúrate de quienes son los receptores.
  9. Aprovecha el factor 'oportunidad'.
    Busca el momento más adecuado para enviar la nota de prensa. La hora es importante. Es necesario adaptarse a los horarios de los periodistas. "Conocer los horarios de los medios y saber cuándo hay una opciones de entrar y cuando no es fundamental", explica el profesor de la Universidad Complutense, Arturo Gómez Quijano.
    En la misma línea, Carlos Sánchez Olea, vicepresidente de Dircom, destaca la importancia del "factor oportunidad". "Enviar una nota en un momento en el que la atención está en un asunto de actualidad como los efectos de un terremoto, por ejemplo, sería un error", destaca.
    Salvo excepciones, el mejor momento para enviar una nota de prensa es hacerlo entre semana en horario de mañana. Dependiendo del sector y del tipo de medio será más conveniente hacerlo a primera o a última hora. En todo caso, si quieres comunicar un asunto de urgencia (ejemplo: un accidente de tren con heridos o fallecidos) debes hacerlo lo antes posible y poner la hora en un lugar donde se pueda ver claro. Después podrías necesitar enviar otras notas para actualizar la información.
  10. Usa las relaciones personales y las nuevas tecnologías.
    No olvides mantener una relación lo más directa posible con los periodistas. Trata de conocerlos y de que te conozcan. De esta forma influirás más en ellos y tus notas tal vez sean atendidas.
    Usa las nuevas tecnologías a tu disposición. Envía un mensaje por WhatsApp, un SMS o haz una llamada de teléfono de vez en cuando. Eso sí, no caigas en dirigirte a él solo para preguntar si ha recibido el correo que le has enviado porque se pondrá nervioso. Sé inteligente y utiliza tus habilidades personales para conseguir tu objetivo.

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